O que é uma política de viagem?
A política de viagem são regras e procedimentos que ajudam os viajantes da empresa a planejar e realizar suas viagens de forma mais eficiente e segura.
Quem precisa de uma?
Não são apenas as grandes empresas que devem implementar uma política de viagem, toda empresa que tem viagens a negócios deve ter uma política.
Com as diretrizes claras, o processo de planejamento e prestação de contas fica mais fácil e eficiente.
Por que criar uma política?
Uma política de viagem eficiente traz benefícios para o viajante e para a empresa.
O viajante vai ter maior autonomia e flexibilidade na hora de planejar suas viagens e facilita o processo de pedidos de reembolso e prestação de contas.
Para a empresa os principais benefícios são a redução de custos, menor desgaste nas prestações de contas e reembolsos melhorando o ambiente de trabalho.
O que incluir:
- Quem pode fazer reservar
- Onde os viajantes podem fazer suas reservas
- Custos que são reembolsáveis ou faturados para a empresa
- Limites de valor (hospedagem, voos, transporte rodoviário)
- Limites de valor por refeição
- Qual classe o viajante pode comprar em viagens internacionais
- Fornecedores preferenciais
- Antecedência mínima para reservas
- Exceções para cidade de custo elevado
- Fornecedores preferenciais
- Procedimentos de prestação de contas
- Fluxo de aprovação
Característica de uma política eficiente:
- Simples e de fácil entendimento – A política deve usar uma linguagem de fácil entendimento evitando jargões.
- Acessível – Disponível para todos funcionários.
- Abrangente – Abordando a maioria das situações e antecipando dúvidas.
- Suporte de uma ferramenta – Uma ferramenta de self-booking e expense que é alinhada com suas políticas, e facilita a realização das reservas, prestação de contas e reembolsos em conformidade com as diretrizes da empresa.
